4 cosas que probablemente detectaste en tu empresa ante la contingencia sanitaria

Un día tu empresa funcionaba normal, cómo hasta ahora habías hecho las cosas, y de pronto, llegó una pandemia, una como nunca se había visto en la historia moderna de la humanidad que te obliga a reinventar los procesos de trabajo, pero ¿por dónde empezar? Aquí te dejaremos 4 cosas que probablemente detectaste en tu empresa y una sugerencia para solucionarlas.

1. Las personas de tu equipo no tenían claro lo que debían hacer

Cuando una persona no sabe cuál es su función o su propósito en los procesos de tu empresa seguro sin instrucción directa estarán atados de manos y las cosas no suceden sin que tu estés detrás; esto puede pasar, en principio, porque no tienes definidos los puestos de la empresa, incluido el objetivo de cada uno el cual ayudará al empleado a conocer el valor que debe crear para tu empresa; también se incluyen las actividades fundamentales y los procesos de los que es parte para que de esta forma el empleado conozca lo que es su responsabilidad hacer sin tener que estar indicándoselo; Incluso se incluyen las relaciones con personas al interior y exterior de la empresa y la forma en que se relaciona con cada uno, dato que evitará que deban triangular la información y distraerte de tu función de cuidar y escalar el negocio. Sin duda, lo anterior ayudara a que los miembros de tu equipo sepan que trabajo realizar, incrementando su productividad y dejando que las cosas en tu empresa sucedan sin que tú estés detrás de ellos todo el tiempo. La descripción de puestos tiene otros beneficios como: valuar lo que es correcto pagar a cada puesto en base a su aportación a los procesos clave de la empresa, distribuir uniformemente las cargas de trabajo y evitar duplicidad de actividades y funciones que por ende disminuiría tus costos.

2. Las personas no tienen definido cómo hacer sus funciones

Sin un proceso definido, a menudo las personas pueden sentirse perdidas al realizar una tarea cuando existen cambios como los que tuvimos últimamente. Lo ideal se consideraba cómo tener un proceso declarado por escrito y que sea del conocimiento de tus empleados; aunque no lo creas a veces los procesos solo se quedan archivados en una carpeta y no se hacen del conocimiento de quien lo lleva a cabo; sin embargo los cambios de ahora aún en aquellos procesos bien documentados y dominados por el personal debía sufrir cambios pues no pudo hacerse como estaba previsto, pero, si el objetivo del proceso está claro, ellos podrán resolver “el cómo” para llegar al resultado, en este punto sería importante cuidar que tus valores y políticas organizacionales estén claramente definidas ya que ellas darán la pauta al actuar de las personas y podrían evitarte conflictos. Si en tu empresa aún no cuentan con un manual de procedimientos, recuerda que lo recomendable es preguntar al dueño del proceso y luego validar con el jefe directo que sea correcto y se cumpla con el objetivo del mismo a la vez que se alinea con las estrategias del negocio.

3. Era más importante estar que producir.

Y es que aún en nuestros tiempos en algunas organizaciones se premia “el presencialismo” y no la productividad. ¿El que se va más temprano trabaja menos? (Y por decir temprano me refiero a la hora de salida pactada) Eso pensábamos antes, pero está demostrado que el tiempo no tiene estricta relación con el resultado que una persona puede ofrecer, lo que hace importante medir el desempeño no por el tiempo que una persona invierte si no por el resultado que brinda. Incluso podríamos decir que las personas que no cumplen con sus tareas en el horario asignado tienen uno de estos problemas:

· Tienen demasiadas tareas asignadas (habría que revisar las cargas de trabajo mencionadas en el punto anterior)

· No tienen los medios para concluir el trabajo (desde herramientas hasta capacitación) o

· No poseen la habilidad de organizarse y distribuir su tiempo adecuadamente.

Además de las soluciones obvias existe la aplicación de indicadores que nos brindará una forma de medir el desempeño enfocándose en los resultados y no el tiempo que están en la oficina, los indicadores, llamados por sus siglas en ingles KPI´s (Key Performance Indicator) deben obedecer al cumplimiento del objetivo del puesto, área y empresa.

Sin duda el trabajo a distancia hizo más evidente los casos de presencialismo, falta de capacitación o incluso de poca eficiencia en las reuniones de trabajo por lo que es hora de implementar indicadores, eficientar procesos y establecer canales de comunicación directos, cosas que tienen estricta relación con la NOM 035 que se hará prontamente estricta en nuestras empresas.

4. No tienes un respaldo para tus operaciones

Esta pandemia quizá nos hizo darnos cuenta que en ocasiones no hemos aprovechado correctamente la tecnología que está a nuestra alcance, y no digo que deba ser necesariamente una gran inversión, aunque en general supone alguna erogación para poder asegurar los datos sensibles de nuestra compañía, sin embargo digo que ya es momento de pasar del papel a la nube, de los tarjetones de chequeo a otros métodos que nos permitan la continuidad de nuestras operaciones incluyendo un sistema (integral o no) que permita que la información sea confiable y fluya entre personas, departamentos e incluso que garantice a la dirección tener acceso a ella para la oportuna toma de decisiones.

En Gesthum Mx sabemos que esta crisis también nos ha dejado una gran oportunidad de mejorar nuestra empresa, empujándonos a un cambio de perspectiva con la necesidad de hacerla más eficiente y competitiva, si necesitas más información, orientación o apoyo para llevar a cabo alguno de estos cambios puedes contactar a uno de nuestros ejecutivos que con gusto te atenderá.